理由書を手書きで作成するメリット・デメリットと推奨される形式について#

日本の入管（出入国在留管理庁）への申請において、「理由書（Statement of Reason）」は審査の成否を分ける極めて重要な書類です。在留資格認定証明書交付申請や、在留資格変更許可申請、更新許可申請において、申請に至った経緯や動機、そして日本での活動内容を論理的に説明するために提出します。

この理由書を作成する際、「手書きの方が誠意が伝わるのではないか」あるいは「パソコンで作成した方が良いのか」という疑問を持つ申請者は少なくありません。本稿では、入管実務の観点から、それぞれのメリット・デメリットを客観的に分析し、現在推奨されている形式について解説します。

理由書の目的と審査官の視点#

まず前提として、入管の審査官が理由書に何を求めているかを理解する必要があります。審査官は毎日膨大な数の申請書類に目を通しています。彼らが求めているのは「読みやすく」「事実関係が明確で」「論理的な」説明です。

理由書は、単なる作文ではなく、申請者が在留資格の要件を満たしていることを法的に、かつ事実に基づいて立証するための「陳述書」としての性質を持ちます。したがって、情報の正確さと可読性が最優先されます。

手書きで作成する場合のメリット・デメリット#

メリット#

手書きの最大のメリットは、日本特有の文化的な側面として「筆跡から書き手の心情や人柄を感じ取れる場合がある」という点です。かつては、反省文や嘆願書などの情状面を訴える書類においては、手書きの方が「心がこもっている」と判断される傾向が一部にありました。

また、日本語学習者にとっては、あえて日本語で丁寧に手書きをすることで、自身の日本語筆記能力をアピールできる側面もゼロではありません。

デメリット#

しかし、現代の入管申請において、手書きには多くのデメリットが存在します。

可読性の低下: 審査官にとって、癖のある文字や乱雑な文字は解読に時間を要します。読みづらい書類は、内容以前に審査官の心証を損ねるリスクがあります。また、誤読による事実誤認を招く恐れもあります。
修正の困難さ: 書き損じた場合、修正液や修正テープを使用することは公的書類として好ましくありません。一から書き直す必要があり、膨大な時間と労力がかかります。
推敲不足: 手書きの場合、文章の構成を入れ替えたり、表現を推敲したりすることが容易ではありません。結果として、論理構成が甘いまま提出してしまうことになりがちです。
専門性の欠如: ビジネスや就労に関わるビザ申請において、手書きの書類は「事務処理能力」や「ビジネスリテラシー」の観点から、かえってマイナスの印象を与える可能性があります。

パソコン（ワープロソフト）で作成する場合のメリット・デメリット#

メリット#

現在、入管への申請書類の大多数はパソコンで作成されています。

圧倒的な可読性: 誰が読んでも文字が均一で読みやすく、審査官の負担を軽減します。これは「審査を円滑に進めてほしい」という申請者側の配慮としても受け取られます。
論理構成の構築: 文章の削除、追加、入れ替えが容易であるため、納得いくまで推敲を重ね、論理的で説得力のある文章を作成できます。
情報の正確性: 日付や氏名、所属機関名などの重要情報を正確に入力でき、また他の資料からの引用などもスムーズに行えます。
保存と再利用: データの保存が容易であり、次回の更新申請時などに過去の内容を参照したり、ひな形として利用したりすることができます。

デメリット#

パソコン作成のデメリットとして挙げられるのは、「使い回しのテンプレートに見える可能性がある」という点です。インターネット上の例文をそのままコピー＆ペーストしたような内容は、個別の事情が反映されていないと判断され、審査官に見抜かれます。形式はパソコンであっても、内容は自身の言葉で具体的に記述する必要があります。

推奨される形式とフォーマット#

以上の分析から、現在の入管申請における理由書は、「パソコンで作成すること」が強く推奨されます。特に就労ビザや経営・管理ビザなどのビジネス関連、あるいは複雑な事情を説明する必要がある配偶者ビザなどにおいては、パソコン作成がスタンダードです。

具体的な推奨フォーマットは以下の通りです。

用紙サイズと設定#

サイズ: A4用紙（日本における標準的な公文書サイズ）。
向き: 縦置き。
文字の方向: 横書き（左から右）。

フォントと文字サイズ#

フォント: 明朝体（MS明朝など）やゴシック体（MSゴシックなど）といった、標準的で読みやすいフォントを使用します。デザイン性の高いポップなフォントは避けます。
文字サイズ: 10.5ポイントから12ポイント程度が適切です。小さすぎて読みにくいものは避けてください。

必須記載事項#

書類の冒頭には以下の情報を必ず記載します。

宛名: 「出入国在留管理庁長官殿」
作成年月日: 提出日または作成日。
申請人の国籍・氏名・生年月日: 特定できるように記載します。

署名について（最重要）#

本文はパソコンで作成しますが、書類の最後にある署名（サイン）欄だけは、必ず本人が自筆（手書き）で行ってください。 氏名をパソコンで印字した場合でも、その横に押印するか、あるいは手書きで署名することで、その文書が本人によって作成された真正なものであることを証明します。日本実務においては、パソコン作成の本文＋自筆署名（＋必要に応じて押印）が最も正式かつ一般的な形式です。

まとめ#

理由書を「手書き」にするか「パソコン」にするかという議論に対し、現代の入管実務における結論は明確です。可読性、修正の容易さ、そしてビジネス文書としての適切さを考慮し、パソコンでの作成を推奨します。

「誠意」は、手書きという「形式」ではなく、論理的で嘘偽りのない「内容」と、読み手（審査官）への配慮である「読みやすさ」によって示されます。パソコンで丁寧に作成し、最後に自筆で署名をすることで、十分に誠実かつ正式な書類として扱われます。審査官がスムーズに内容を理解できるよう、形式を整えることも重要な申請準備の一部です。