永住許可申請中にパスポートを更新した場合に必要な手続きについて#

永住許可申請は、結果が出るまでに数ヶ月から1年以上の期間を要することがあります。この長い審査期間中に、お持ちのパスポートが有効期限を迎え、更新が必要になるケースは少なくありません。申請中にパスポート情報が変更された場合、出入国在留管理庁（以下、入管）へその旨を届け出る必要があります。この手続きを怠ると、審査の遅延や本人確認の際に問題が生じる可能性があるため、非常に重要です。

ここでは、永住許可申請中にパスポートを更新した場合の具体的な手続きについて、客観的な視点から詳しく解説します。

なぜパスポート更新の届出が必要なのでしょうか#

入管は、在留資格に関する申請者の情報をパスポート番号と紐づけて管理しています。永住許可申請の際には、申請時のパスポートコピーを提出しており、審査はこの情報に基づいて進められます。

もしパスポートを更新したにもかかわらず届出をしないと、以下のような問題が生じる可能性があります。

本人確認の不一致: 審査が完了し、新しい在留カードを受け取る際、窓口で提示するパスポートが申請時のものと異なっていると、本人確認がスムーズに行えません。
審査の遅延: 入管側で申請情報と最新の旅券情報が一致しないため、確認作業に時間がかかり、審査が遅れる原因となることがあります。
情報の不整合による心証への影響: 届出は申請者の義務ではありませんが、重要な身分情報が変更された際に自発的に報告することは、誠実な申請態度を示すことにも繋がります。情報の不整合を放置することは、審査において好ましい状況とは言えません。

これらの理由から、パスポートを更新した際は、速やかに入管へ報告することが強く推奨されます。

具体的な届出の手続き方法#

パスポート更新の届出は、特別に定められた公式様式があるわけではありません。しかし、一般的に以下の書類を準備し、申請を行った入管へ提出します。

準備する書類#

資料提出通知書（カバーレター） どの申請に関する追加資料であるかを明確にするための書類です。決まったフォーマットはないため、ご自身で作成します。以下の項目を記載すると分かりやすいでしょう。
- 宛先（例：東京出入国在留管理局長殿）
- 提出日
- 申請受付番号（申請時に受け取った受付票に記載されています）
- 国籍・地域
- 氏名
- 生年月日
- 提出する理由（例：「永住許可申請中にパスポートを更新したため、新旧パスポートの写しを提出します。」）
新しいパスポートのコピー 顔写真と身分事項が記載されているページ（身分事項ページ）の鮮明なコピーを準備します。
古いパスポートのコピー こちらも顔写真と身分事項が記載されているページのコピーが必要です。加えて、多くの国では古いパスポートに「VOID」や「CANCELLED」といった失効を示すスタンプが押されるか、パンチで穴が開けられます。その処理がされたことが分かるページのコピーも併せて提出することで、正規の手続きで更新されたことを証明できます。

提出先と提出方法#

書類の提出先は、永住許可申請を行った地方出入国在留管理局です。

窓口で直接提出する場合: 申請した入管の永住審査部門などの担当窓口へ直接持参します。その際、永住許可申請の受付票の控えを持参すると、手続きがよりスムーズに進みます。
郵送で提出する場合: 遠方の場合などは郵送も可能です。その際は、書類が確実に届いたことを確認できる「簡易書留」や「レターパック」などを利用することが推奨されます。封筒の表には、赤字で「永住申請関係書類在中」や「追加資料在中」と明記し、ご自身の申請受付番号も記載しておくと親切です。

パスポート以外の情報が変更された場合#

永住申請中には、パスポート更新以外にも住所、勤務先、家族関係（結婚、離婚、出産など）といった情報が変更される可能性があります。

これらの変更については、パスポート更新の届出とは別に、入管法で定められた「届出義務」が発生する場合があります。例えば、就労ビザをお持ちの方が転職した場合の「所属機関に関する届出」や、「日本人の配偶者等」の在留資格を持つ方が離婚した場合の「配偶者に関する届出」などが該当します。

これらの届出は、変更があった日から14日以内に行う義務があり、永住申請の審査にも影響を与える重要な手続きです。ご自身の状況に変更があった際は、必要な届出が何かを確認し、忘れずに行ってください。

まとめ#

永住許可申請中のパスポート更新は、決して珍しいことではありません。新しいパスポートを取得したら、審査を円滑に進めるため、できるだけ速やかに入管へ届出を行いましょう。手続き自体は複雑ではありませんが、正確な情報を提供することが肝心です。申請受付番号を記載したカバーレターと、新旧パスポートのコピーを準備し、適切な方法で提出することで、安心して審査結果を待つことができます。